Unterstützung in Ihrem Change Management

Veränderungen sind nie einfach. Uns ist bewusst, dass in Zeiten des Fachkräfte- und Zeitmangels die Umstellung auf eine neue digitale Software - sowie Digitalisierung im Allgemeinen - eine Herausforderung für Sie darstellt. Idana soll dem Praxisteam den Arbeitsalltag erleichtern, indem Sie Zeit und Bürokratie sparen. Die Implementierung von Idana ist zu Beginn vor allem eines: Eine Veränderung und Umstellung - für alle im Team. Es ist daher sehr wichtig, dass Sie von Beginn ein erfolgreiches Change Management umsetzen können, um langfristige Erfolge mit Idana zu erzielen.

Aus diesem Anlass möchten wir Ihnen zum Change Management eine Hilfestellung bieten. Dazu haben wir die Erfahrungen unserer Kund*innen mit Literaturrecherche vereint.

Besondere Berücksichtigung fanden die Erfolgsfaktoren von Change Management und die damit verbundenen psychologischen Hintergründe (vgl. Gerkhardt & Frey, 2006) sowie die Entstehung und der Umgang mit Widerständen (vgl. Doppler & Lauterburg, 2008).

Eine gute Zusammenarbeit mit dem Praxisteam - den Medizinischen Fachangestellten - spielt im Change Management eine entscheidende Rolle. Als Resultat aus Interviews mit verschiedenen MFAs und Ärzt:innen sowie einer Literaturrecherche haben wir mit dem Change-Management-Dreieck ein Instrument für Sie entwickelt, das Sie bei der Implementierung berücksichtigen können. Es handelt sich hierbei um eine Handlungsempfehlung unsererseits.

Kommunikation:

Es ist völlig natürlich, dass Mitarbeitende einen Veränderungsprozess hinterfragen und dass darauf Widerstand folgen wird (vgl. Doppler & Lauterburg, 2008). Offene Kommunikation und Transparenz ist die Antwort darauf. Durch frühzeitige Kommunikation zu bevorstehenden Praxisangelegenheiten schaffen Sie eine vertrauliche Athmosphäre. Mit diesen Grundlagen haben Sie die besten Voraussetzungen, dass das gesamte Praxisteam den Nutzen durch Idana erkennt und versteht. Um eine Veränderung erfolgreich antreiben zu können, ist es äußerst wichtig, dass alle Beteiligten die Notwendigkeit dieser Veränderung verstehen (vgl. Gerkhardt & Frey 2006). Erst dadurch entsteht nährbarer Boden für weitere Entscheidungsfindungen. Für die Praxis bedeutet das: Idana soll nicht nur dem Arzt/ der Ärztin, sondern dem gesamten Team -also auch den MFAs - und ihren Abläufen Erleichterung verschaffen. Sie werden feststellen: Je deutlicher und früher jede einzelne Person den Nutzen von Idana für sich erkennt, umso effektiver wird die Umsetzung und umso mehr werden Sie eine Erleichterung verspüren.

Partizipation:

Seien Sie sich als Arzt und Ärztin stets dessen bewusst, dass Idana für Ihre Praxis und Ihren MFAs eine Umstellung bedeutet, die zu Beginn mit einem gewissen Einstiegsaufwand verbunden ist. Möglicherweise nehmen das nicht alle an. Es ist daher wichtig, dass die MFAs von Beginn an in den Implementierungsprozess eingebunden sind. Ihr Bedürfnis nach Arbeitserleichterung ist genauso wichtig. Machen Sie diese zu Beteiligten dieser Veränderung, nicht zu Betroffenen (vgl. Gerkhardt & Frey, 2006). Geben Sie Ihren MFAs alles, was Ihnen den Einstieg mit Idana erleichtert: Nehmen Sie sie zu Schulungen mit, statt ihnen nur Aufzeichnungen zu zeigen. Der Lerneffekt ist dadurch wesentlich größer. Lassen Sie sie diskutieren, vielleicht sogar über den weiteren Verlauf mitentscheiden. Das bedeutet natürlich, die Eigenverantwortlichkeit auch im MFA-Team zu stärken. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter:innen, diesen Wandel mitzugestalten.

Wie binde ich das Team ein?

⇒ Gehen Sie den kommenden Zeitplan zur weiteren Implementierung gemeinsam durch.

⇒ Setzen Sie sich gemeinsame Ziele: Wo möchten wir mit Idana hin? Was ist unser wichtigstes Bedürfnis?

⇒ Tauschen Sie verschiedene Meinungen gemeinsam im Team aus.

⇒ Nehmen Sie im Team am Planungsgespräch teil - als Ärzt:in sowie MFA.

⇒ Überlegen Sie gemeinsam, welche Fragebögen für Ihre Praxis die sinnvollste wären? Welcher Fragebogen erleichtert mir als Ärzt:in/MFA die Arbeit?

⇒ Live-Schulungen mit dem gesamten Team. Gemeinsam entscheiden, welche Praxisabläufe mit Idana die geeignetsten für Sie sind.

⇒ Austausch mit einem Idana-Ansprechpartner. Wir haben für die Ärzt:innen sowie MFAs immer ein offenes Ohr und eine zuständige Person.

Verantwortungsträger:in:

Unserer Erfahrung nach sind eine gute Kommunikation und die frühzeitige Einbindung der MFAs noch keine Garantie dafür, dass Idana wirklich gut in Ihrer Praxis startet oder effektiv genutzt wird. Es empfiehlt sich für die weitergehende Organisation Ihrer Praxis daher sehr, wenn Sie von vornherein eine Verantwortungsträger:in ernennen, welche sich aktiv um eine gute Implementierung von Idana bemüht. Nicht alles muss über Ihren Tisch laufen. Delegieren Sie auch manche Aufgaben, nachdem die Implementierung abgeschlossen ist. Diese Person kann jemand sein, die von Idana besonders begeistert ist und Ihre Kolleg:innen unbedingt mitziehen will. Es kann aber auch beispielsweise die dienstälteste Person sein, oder eine jüngere Person, die sich gerne mit digitalisierten Prozessen beschäftigt. Oder haben Sie eine/n QM-Beauftragte/n? Das liegt in Ihrer Hand.
Mit einer fest erklärten Verantwortungsträger:in fördern Sie die Einbindung der MFAs in den Idana-Prozess. Und Sie schaffen eine Schnittstelle zwischen sich, den MFAs und uns, dem Idana-Team. Dadurch halten Sie leichter die Kommunikationskanäle aufrecht und wir wissen, mit wem wir als Ansprechpartner:in rechnen können.

Umgang mit Widerständen

Vorbehalte können eine sachliche und auch persönliche Ebene haben. Es hilft im Team erst über die sachlichen Aspekte und/oder Vorbehalte zu sprechen. Persönliche Vorbehalte können sich häufig erst zu einem späteren Zeitpunkt bemerkbar machen. Hier kann es hilfreich sein, das direkte Gespräch mit der Person zu suchen, um mitzuteilen, dass Sie Widerstände bemerkt haben. Häufig sind es Befürchtungen. Und es hilft nachzufragen und die Befürchtungen zu verstehen / zu klären.

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